Bestyrelsesmødereferat / forhandlingsprotokol (skabelon)
Referatet af bestyrelsesmødet — i selskabsloven kaldet protokollen over forhandlingerne — er selskabets officielle dokumentation for, hvad bestyrelsen har drøftet og besluttet. Det er det dokument, revisor, nye bestyrelsesmedlemmer og i sidste ende en domstol ser på, når en beslutning skal efterprøves. Skabelonen passer til A/S'er med bestyrelse og til ApS'er, hvor det øverste ledelsesorgan består af flere medlemmer.
Efter selskabslovens § 128 (lov om aktie- og anpartsselskaber, jf. lovbekendtgørelse nr. 1168 af 1. september 2023) skal der føres en protokol over forhandlingerne, når det øverste ledelsesorgan består af flere medlemmer, og protokollen skal underskrives af samtlige tilstedeværende medlemmer. Et tilstedeværende medlem, der ikke er enig i en beslutning, har ret til at få sin mening indført i protokollen. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når over halvdelen af samtlige medlemmer er repræsenteret, og beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal, medmindre vedtægterne kræver mere, jf. § 124.
Skabelonen giver en fast struktur med deltagere, beslutningsdygtighed, beslutninger med stemmetal og felter til dissens og inhabilitet. Hent den som PDF eller redigerbart Word-dokument, udfyld den, og send den til underskrift med MitID, så samtlige tilstedeværende medlemmer underskriver digitalt — dateret, kontrollerbart og uden at jage fysiske underskrifter.
Udfyld og underskriv med MitID
Udfyld felterne nedenfor, tilføj hvem der skal underskrive, og betal med Vipps. Det hele sker her — du behøver ikke hente noget.
PNG eller JPG, højst 1,5 MB. Vises øverst i dokumentet i stedet for esigner-logoet.
1. Deltagere
2. Mødeform
Intet medlem af ledelsen har forlangt mundtlig drøftelse, jf. selskabslovens § 125.
3. Beslutningsdygtighed
Over halvdelen af samtlige medlemmer var repræsenteret, og samtlige medlemmer har så vidt muligt haft adgang til at deltage i sagernes behandling. Bestyrelsen var dermed beslutningsdygtig, jf. selskabslovens § 124, stk. 1.
4. Godkendelse af dagsorden og referat fra sidste møde
5. Punkter og beslutninger
For hvert punkt angives beslutningen og stemmetallet. Beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal, medmindre vedtægterne kræver særligt flertal; formandens stemme er kun udslagsgivende ved stemmelighed, hvis vedtægterne bestemmer det, jf. selskabslovens § 124, stk. 3.
6. Inhabilitet
Et medlem af ledelsen med en væsentlig interesse, der kan stride mod selskabets, deltog ikke i behandlingen af det pågældende spørgsmål, jf. selskabslovens § 131.
7. Dissens
Et tilstedeværende ledelsesmedlem, der ikke er enig i en beslutning, har ret til at få sin mening indført i protokollen, jf. selskabslovens § 128, stk. 2.
8. Underskrifter
Protokollen underskrives af samtlige tilstedeværende medlemmer, jf. selskabslovens § 128, stk. 1. Referatet underskrives digitalt, og alle underskrivere får adgang til det underskrevne dokument. Beslutninger, der ændrer registrerede forhold, registreres på Virk senest 2 uger efter beslutningen, jf. § 9.
Se hvordan det færdige dokument bliver, før du betaler.
Pris: 0 kr. inkl. moms
22 kr. × 0 underskrivere
Ved at fortsætte accepterer du vilkårene (åbnes i ny fane) for brug af tjenesten.
Foretrækker du at udfylde manuelt?
Hvad skabelonen indeholder
- Tid, sted, mødeform og deltagere — med afbud og andre til stede
- Bekræftelse af beslutningsdygtighed efter selskabslovens § 124
- Mødeform: fysisk, elektronisk eller skriftligt møde (§ 125)
- Beslutning i hvert punkt med stemmetal
- Felt til dissens — medlemmets ret til at få sin mening indført (§ 128, stk. 2)
- Felt til inhabilitet — hvem der fratrådte og hvorfor (§ 131)
- Underskriftsfelter for samtlige tilstedeværende medlemmer
Sådan underskriver du den med MitID
- 1
Hent skabelonen. Hent bestyrelsesmødereferat som PDF eller Word.
- 2
Udfyld. Udfyld oplysningerne i dokumentet på din egen computer.
- 3
Upload og underskriv. Upload det udfyldte PDF på esigner.dk, tilføj e-mails og underskriv med MitID.
Efter underskrift: registrér ændringer hos Erhvervsstyrelsen
Referatet skal ikke indsendes til nogen myndighed — det opbevares i selskabet som en del af forhandlingsprotokollen og fremvises efter behov for revisor eller myndigheder.
Beslutter bestyrelsen ændringer i registrerede forhold — fx ansættelse eller fratræden af en direktør, ny adresse eller ændret tegningsregel — skal ændringen registreres på Virk senest 2 uger efter beslutningen, jf. selskabslovens § 9. Protokollen vedlægges som dokumentation for beslutningen.
Kilde og juridisk grundlag
Skabelonen følger selskabsloven (lov om aktie- og anpartsselskaber, jf. lovbekendtgørelse nr. 1168 af 1. september 2023) § 128: der føres protokol over forhandlingerne i det øverste ledelsesorgan, som underskrives af samtlige tilstedeværende medlemmer, og et uenigt medlem har ret til at få sin mening indført.
Selskabsloven § 128 — forhandlingsprotokol (danskelove.dk) (åbnes i ny fane)Officielle kilder og love
- Selskabsloven § 124 — beslutningsdygtighed og stemmeflertal (danskelove.dk) (åbnes i ny fane)
- Selskabsloven § 125 — skriftlige og elektroniske møder (danskelove.dk) (åbnes i ny fane)
- Selskabsloven § 131 — inhabilitet (danskelove.dk) (åbnes i ny fane)
- Selskabsloven (retsinformation.dk) (åbnes i ny fane)
Ofte stillede spørgsmål
- Hvem skal underskrive bestyrelsesmødereferatet?
- Samtlige tilstedeværende medlemmer af det øverste ledelsesorgan skal underskrive protokollen, jf. selskabslovens § 128, stk. 1 — ikke kun formanden og referenten. Medlemmer, der deltog elektronisk, regnes som tilstedeværende. Digital underskrift med MitID opfylder kravet og gør det nemt at samle alle underskrifter, også efter elektroniske møder.
- Hvad skal protokollen indeholde?
- Selskabsloven fastsætter ikke detaljerede indholdskrav, men protokollen skal gengive forhandlingerne, så det kan efterprøves, hvad der blev besluttet og af hvem. God skik er at angive tid, sted og mødeform, deltagere og afbud, at organet var beslutningsdygtigt efter § 124, dagsordenen samt beslutningen i hvert punkt med stemmetal. Skabelonen har felter til alt dette.
- Kan bestyrelsesmøder holdes skriftligt eller elektronisk?
- Ja. Efter selskabslovens § 125 kan bestyrelsesmøder afholdes skriftligt eller ved brug af elektroniske medier, i det omfang det er foreneligt med bestyrelsens hverv. Et medlem af ledelsen kan dog altid forlange, at der finder en mundtlig drøftelse sted. Lovens regler om bestyrelsesmøder — herunder protokolpligten i § 128 — gælder tilsvarende for skriftlige og elektroniske møder.
- Hvad gør et bestyrelsesmedlem, der er uenig i en beslutning?
- Et tilstedeværende medlem, der ikke er enig i en beslutning, har ret til at få sin mening indført i protokollen, jf. § 128, stk. 2. Medlemmet skal stadig underskrive protokollen — underskriften bekræfter, at protokollen gengiver forhandlingerne korrekt, ikke at man er enig. En protokolleret dissens kan få betydning ved en senere vurdering af ledelsesansvar efter selskabslovens § 361.
- Hvornår er et bestyrelsesmedlem inhabilt?
- Efter selskabslovens § 131 må et medlem af ledelsen ikke deltage i behandlingen af spørgsmål om aftaler mellem selskabet og medlemmet selv, søgsmål mod medlemmet selv, eller aftaler med og søgsmål mod tredjemand, hvis medlemmet har en væsentlig interesse heri, der kan stride mod selskabets. Protokollen bør vise, hvem der fratrådte og i hvilket punkt, så beslutningens gyldighed kan dokumenteres.
Andre skabeloner
Se alle skabelonerDenne skabelon er et generelt udgangspunkt og er ikke juridisk rådgivning. Kontrollér, at indholdet passer til din situation, og søg juridisk bistand ved tvivl.